Egy platformon minden dokumentum – a beérkezéstől az iktatáson és jóváhagyáson át az irattározásig. Iktatás, verziókezelés, határidő-figyelés, jogosultságkezelés, engedélyeztetés és AI OCR szövegfelismerés, telepítés nélkül, böngészőből.
A DataMagic DMS a dokumentumok teljes életútját egyetlen platformon kezeli. Akár egy kisvállalat egyszerű iktatásáról, akár egy cégcsoport többlépcsős engedélyeztetési folyamatairól van szó, ugyanaz a rendszer szolgálja ki.
Tömeges iktatás, csoportos dokumentumkezelés, verziókezelés, sablonkezelés, rugalmas keresés, OCR-szövegfelismerés és metaadat-kezelés – aláfúrhatósággal a bizonylatláncokig.
Felhőalapú, biztonságos környezet, amely egy cégcsoport valamennyi tagvállalatát egyetlen platformon szolgálja ki – közös törzsadatokkal, de cégenként elkülönülő dokumentumokkal és jogosultságokkal.
Jóváhagyási és engedélyeztetési folyamatok: dokumentum-változáskor automatikusan feladat keletkezik a megfelelő munkatársnál, egységes feladatközponttal és tömeges jóváhagyással.
Jogosultsági mátrix szerepkörönként vagy felhasználónként: dokumentumok, mappák, műveletek és akár egyetlen adatmező elérése is szabályozható. Bizalmas iratok névre szóló hozzáféréssel.
Minden dokumentum útja nyomon követhető az érkeztetéstől az irattározásig: naplózott módosítások, jóváhagyási lépések, státuszváltások és proaktív határidő-figyelés.
MS Office, levelezés, elektronikus aláírás, NAV adatkapcsolat, Biztonságos Kézbesítési Szolgáltatás és nyitott REST API – a dokumentumok ott keletkeznek, ahol a munka folyik.
Minden irat egy helyen: iktatószám, kategória, verzió, felelős és állapot minden dokumentumon – beépített előnézettel, letöltés nélkül. A találatok metaadatokra és tartalomra is szűrhetők.
Források: kézi rögzítés, postafiók, közös mappa, NAV, Biztonságos Kézbesítési Szolgáltatás és egyéb API-k – a rendszer automatikusan gondoskodik a dokumentumok befogadásáról.
A forrásokból ide gyűlnek a még feldolgozásra váró tételek.
Rögzített beérkezés, alapadatokkal ellátva.
Iktatószámmal, metaadatokkal véglegesítve.
Kereshető, verziózott, jogosultsággal védett központi tár.
Érkeztetési mappa, e-mail-fiók, NAV és Biztonságos Kézbesítési Szolgáltatás mint forrás – a várakozó dokumentumok egy listában, egyenkénti vagy tömeges iktatással.
A szerződések a vállalat legnagyobb értékű iratai: a DMS-ben nem egy mappában porosodnak, hanem élő nyilvántartásban élnek – határidőkkel, felelősökkel és a teljes kapcsolódó iratanyaggal együtt.
Minden szerződés egy nyilvántartásban: partner, tárgy, érvényesség, érték.
Szerződések automatikus előállítása élő partner- és törzsadatból.
Automatikus értesítés felmondási ablakról, felülvizsgálatról, hosszabbításról.
Mellékletek, módosítások, számlák és teljesítésigazolások egy kartonon.
A tárgyalási változatoktól a szkennelt, aláírt végleges példányig.
A rendszer figyeli a határidőket, és magától jelez – egyetlen szerződés sem jár le észrevétlenül.
A teljes életút naplózva: létrehozástól a digitális aláírásig minden státuszváltás, felelős és időpont visszakövethető – a folyamatábra a szerződés tényleges történetét mutatja.
Amikor egy dokumentum vagy bizonylat változik, a rendszer automatikusan feladatot indít a megfelelő munkatársnál – mindenki egyetlen központi feladatlistában látja a rá váró teendőket, cégtől és folyamattól függetlenül.
A folyamatsablon szerepkörhöz, csoporthoz vagy személyhez rendel; több azonos feladat egyszerre zárható (tömeges jóváhagyás).
Új feladatról e-mail és push-üzenet; kérhető reggeli összefoglaló az aktuális teendőkről.
Feladat továbbadható, véleményezésre kiadható; távollét alatt automatikusan a helyettes kapja.
Minden bizonylat mögött látszik: ki adta ki, ki hagyta jóvá, mikor – akár folyamatábrán is.
Bármely bizonylat futó és lezárt folyamatai, folyamatábrán is megjeleníthetően.
Lejárt feladat kiemelve, átfutási idő folyamatonként mérve.
Központi feladatlista és vizuális folyamatábra: ki hagyta jóvá, mi a következő lépés, hol akadt el a folyamat – valós időben, cégtől és folyamattól függetlenül.
A jogosultsági mátrix segítségével részletesen definiálható, melyik felhasználó milyen dokumentumhoz férhet hozzá és mit módosíthat – jogosultsági csoportokkal, akár mező szintig.
Egyes iratok elérése vagy szerkesztése felhasználónként szabályozható.
Teljes mappaágak láthatósága korlátozható.
Iktatás, verziózás, törlés, jóváhagyás – műveletenként engedélyezhető.
Akár egyetlen mező elrejtése vagy zárolása is lehetséges.
Névre szóló hozzáférés és külön szerkesztési jog; mindenki más számára az irat a listákban és a keresésben sem jelenik meg. Minden betekintés naplózott.
Minden döntéshez egy képernyő: partneradatok, irat-előnézet, előzmények.
A DMS minden funkciója programozottan is elérhető. Külső rendszerek biztonságosan, jogosultsághoz kötötten kapcsolódnak, így a meglévő vállalati rendszerek (ERP, CRM, bérszámfejtés) és a DMS között nincs kézi áttöltés: az adatok automatikusan, naplózottan áramlanak.
Feltöltés, iktatás, keresés, verziók és metaadatok kezelése szabványos interfészen.
Új irat, jóváhagyás, lejárat: a külső rendszer azonnal értesül a DMS eseményeiről.
Meglévő irattárak strukturált átvétele metaadatokkal, mappákkal és verziókkal együtt.
E-mail-fiókok, hálózati szkennerek, elektronikus aláírás- és archiválási szolgáltatók bekötése; NAV / hatósági adatkapcsolat.
Az API-dokumentáció és a teszt-környezet a bevezetés első napjától rendelkezésre áll, így a fejlesztők saját ütemükben, éles adatok kockáztatása nélkül építhetik ki az integrációkat.
Kérjen bemutatót, és nézzük meg együtt, hogyan illeszkedik a DataMagic DMS az Önök dokumentumkezelési folyamataihoz – kisvállalattól cégcsoportig.
Bemutatót kérek